Com tantas opções de ERP no mercado atual, selecionar um software para o seu negócio pode ser uma tarefa desafiadora. Embora muitas empresas achem que qualquer software funcione e suas organizações simplesmente estejam em conformidade com a funcionalidade do software, falhas de ERP amplamente divulgadas indicam que essa não é a melhor solução. Além disso, como a implantação de um ERP é uma iniciativa que gera transformação e vantagens competitivas importantes para sua empresa, a decisão não deve ser tomada com informações incompletas ou sem as analises necessárias.
Então, qual é a melhor maneira de encontrar a solução de ERP mais adequada para sua empresa? Aqui estão sete etapas para ajudar você a escolher o software certo para sua organização:
Realize uma revisão e análise de processo.
Como o ERP é antes de tudo uma iniciativa de negócios, você deve primeiro definir e documentar seus processos de negócios atuais (AS IS), pontos problemáticos e pontos fortes. Essa análise também deve incluir o (re)desenho que seus processos devem ter no futuro (TO BE) e os requisitos comerciais e operacionais correspondentes. Esses processos e requisitos devem eventualmente ser usados por fornecedores de software em potencial para demonstrar as capacidades de seus produtos dentro do contexto de suas necessidades comerciais.
Avalie a aderência técnica e evolução tecnológica.
Embora o ERP deva ser uma ferramenta de negócio e não uma iniciativa de tecnologia, também é importante entender como uma potencial solução de software se alinhará à sua infraestrutura atual. Por exemplo, se você é uma loja da Microsoft, provavelmente encontrará um melhor ajuste técnico com os produtos de software ERP criados em uma plataforma .NET.
Entenda o custo total de propriedade.
Durante o ciclo de vendas, os representantes de vendas de software de ERP estão interessados em minimizar os custos e riscos associados à compra de seu software. No entanto, é muito mais fácil aceitar custos em potencial no início do processo do que depois que você já está comprometido com uma solução específica.
Certifique-se de descobrir 'custos ocultos' associados ao ERP, incluindo custos de implementação, atualizações de hardware, equipe do projeto, manutenção de software etc.
Desenvolva um plano de implementação realista.
Enquanto você ainda estiver no ciclo de vendas, faça estimativas de duração da implementação do fornecedor com um pouco de 'gordura'. É importante desenvolver um planejamento do projeto abrangente que inclua não apenas as atividades necessárias para instalar o software, mas as necessárias para garantir que a solução seja totalmente funcional, testada e aceita pelos usuários finais. Esse plano deve ser desenvolvido antes da sua decisão final do software, para que você entenda completamente os compromissos de custo e recursos necessários para tornar o projeto um sucesso. Seu plano de projeto de implementação deve incluir tudo, desde o processo de negócios e o design do fluxo de trabalho até a migração de dados, o piloto da sala de conferências, várias iterações de teste e as principais atividades de gerenciamento de mudanças organizacionais.
Acompanhe os possíveis benefícios comerciais do novo sistema.
Se você não medir, provavelmente não alcançará seus objetivos. Projetos de ERP não são diferentes. Provavelmente, sua organização está olhando para o ERP como uma maneira de reduzir custos, aumentar a receita ou escalar para crescer, e você deve estimar e medir os benefícios com base nessas métricas, se quiser aproveitar todo o potencial do ERP.
Mantenha suas opções em aberto.
Embora isso possa parecer mais um conselho de namoro, também é relevante escolher um pacote de ERP. Ao contrário do que se pensa, existem mais do que dois ou três fornecedores principais de software de ERP. Embora dois ou três fornecedores de software constituam a maioria da participação de mercado e do marketing, existem pelo menos 70 soluções de software ERP viáveis no mercado, todas com graus variados de funcionalidade e pontos fortes. Muitas empresas escolhem uma solução com base no nome da marca ou no que os concorrentes estão fazendo. Em vez disso, as organizações precisam considerar as opções que melhor atendem aos requisitos exclusivos de negócios e às fontes de vantagem competitiva.
Procure conselhos objetivos e independentes.
Pergunte a colegas, funcionários e outros contatos o que eles usam ou recomendam para uma empresa como a sua. Realize pesquisas na Internet ou contrate um consultor de ERP, se necessário. De qualquer forma, não assuma que você tem todas as respostas se não tiver experiência com o ERP. Encontre outras fontes de consultoria independente de ERP para validar o que você está ouvindo dos representantes de vendas de software.
Ao seguir essas sete etapas, é provável que você e sua organização sejam uma das histórias de sucesso do ERP, em vez de um dos pesadelos do ERP sobre os quais já lemos.